您所在的位置:紅商網(wǎng)·新零售陣線 >> 好公司頻道 >> 正文
3年股價翻10倍,珀萊雅如何通過億方云進(jìn)行文件管理和協(xié)同辦公?

1599122138562666.jpg

  珀萊雅是中國領(lǐng)先的化妝品品牌,起步于日化渠道,以多品類、多渠道的運(yùn)營機(jī)制,進(jìn)一步進(jìn)軍商超、電商等渠道,已形成覆蓋全國、立體的營銷服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。珀萊雅品牌正向著日臻完備與國際化發(fā)展,致力于深海核心護(hù)膚科技研究與女性平等發(fā)展的公益行動。2017年11月15日,珀萊雅登陸上海證券交易所。

  企業(yè)高速發(fā)展

  高效辦公日益重要

  自成立以來,珀萊雅憑借鮮明的品牌形象、精準(zhǔn)的市場定位、以及創(chuàng)新的營銷策略,保持了穩(wěn)定、快速的增長趨勢,成為國內(nèi)最具發(fā)展前景的化妝品品牌之一。

  隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大及國際化業(yè)務(wù)的發(fā)展,珀萊雅對于企業(yè)內(nèi)部的文件管理、團(tuán)隊(duì)溝通、協(xié)作效率也提出了更高的要求。

  接觸億方云之前,珀萊雅內(nèi)部也曾嘗試使用其他存儲工具,但都存在一些問題:大多數(shù)文件分散在員工個人電腦中,無法統(tǒng)一管理;企業(yè)內(nèi)部之間、內(nèi)部與外部之間缺乏一個高效的文件管理平臺;企業(yè)重要文件的訪問和分享缺乏安全管控等等。

  在各方面評估過后,珀萊雅團(tuán)隊(duì)決定引入億方云,共同打造“珀萊雅文檔云”,助力企業(yè)文件統(tǒng)一管理,幫助團(tuán)隊(duì)成員高效辦公。

  提升員工個人辦公效率

  釋放本地空間

  員工個人電腦存儲空間是有限的,但部門及項(xiàng)目文件卻會隨時間不斷增加。過多的企業(yè)資料儲存在員工個人工作電腦中,容易拖慢電腦運(yùn)行速度,影響工作效率。

  另外,一旦員工電腦發(fā)生故障或丟失,企業(yè)重要數(shù)據(jù)將面臨丟失或泄露的風(fēng)險。而對于存儲在共享盤中的文件,如果文件被誤刪或服務(wù)器故障,同樣也會造成重要文件丟失。

1599122177289024.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  億方云為珀萊雅團(tuán)隊(duì)提供了超大容量存儲空間,實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)本地電腦空間的釋放。同時增加了文件誤刪恢復(fù)機(jī)制,進(jìn)一步提高文件的安全性。

  操作tips:

 、 部門成員可在部門公共文件夾或個人文件下建立相關(guān)文件的存放目錄;

 、 通過拖拽文件夾/文件或者同步功能,將個人電腦中的部門及項(xiàng)目文件存放在指定目錄下;

  ③ 對于已成功上傳且確定完結(jié)的文件,可在本地電腦將其刪除,釋放電腦磁盤空間。

  快速定位文件

  通過“珀萊雅文檔云”,珀萊雅團(tuán)隊(duì)不僅可以釋放本地電腦磁盤,還可以提高文件搜索效率。

1599122194658885.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  團(tuán)隊(duì)成員可以先通過全文搜索和組合搜索快速定位文件,然后針對文件類型、文件更新時間、內(nèi)容、標(biāo)題、標(biāo)簽等功能進(jìn)行二次定位,快速找到想要的文件。

1599122215115110.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  如果文件夾目錄繁多,層級深無法快速定位想要操作的文件或者文件夾。那么還可以通過「收藏」和「標(biāo)簽」功能快速定位文件或文件夾。

  隨時隨地在線辦公

圖片5.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  除了部門文件外,珀萊雅團(tuán)隊(duì)成員還可以將常用文件同步備份到云端,這樣即便在外出差,無需電腦,通過手機(jī)APP就能隨時對文件進(jìn)行調(diào)用和分享。

  企業(yè)知識沉淀與共享

  文件精細(xì)化管理

  “珀萊雅文檔云”讓珀萊雅團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的文件管理更加精細(xì)化,人員權(quán)限更加清晰。

  例如市場部的重要文件只有管理員有操作權(quán)限,普通員工只能預(yù)覽,無法下載和編輯;財務(wù)部的重要數(shù)據(jù)可以設(shè)置為僅部分成員可見,其他人不可見。

1599122239830519.jpg

億方云多級權(quán)限設(shè)置

  操作Tips:

 、 對于公共文件,可邀請部門所有成員參與協(xié)作共享,并設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限;

  ② 對于涉密重要文件,可以進(jìn)一步精細(xì)化權(quán)限。例如:財務(wù)重要數(shù)據(jù)只對負(fù)責(zé)人員開放等。

  資料快速共享

  當(dāng)珀萊雅團(tuán)隊(duì)需要跟外部公司協(xié)作時,通常會先在“珀萊雅文檔云”上建立內(nèi)外部協(xié)作文件夾,并邀請外部公司進(jìn)行相關(guān)協(xié)作,最后通過“珀萊雅文檔云”將資料共享給總部和其他地區(qū)的同事。

1599122275628871.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  相比傳統(tǒng)基于微信、QQ等平臺的文件流傳,億方云讓文件流程更加清晰,避免文件反復(fù)傳輸,極大提高了協(xié)作效率。

  操作Tips(以同設(shè)計(jì)公司協(xié)作為例):

 、 建立外部協(xié)作文件夾,邀請外部設(shè)計(jì)公司加入?yún)f(xié)作并上傳文件:基于在線預(yù)覽功能查看設(shè)計(jì)圖,并通過評論進(jìn)行溝通討論;

 、 設(shè)計(jì)公司可直接在線對需修改的文件進(jìn)行編輯,原先文件將以歷史版本的形式存在,方便對比和回溯;

 、 對于已定稿的廣告設(shè)計(jì)文件,營銷部可一鍵分享給印刷公司、線上媒體等渠道,提高工作效率;

 、 最后可建立內(nèi)部協(xié)作文件夾,邀請集團(tuán)或區(qū)域各營銷部成員參與協(xié)作,共享推廣資料。

  內(nèi)部高效協(xié)作,文件安全分發(fā)

  部門高效協(xié)作

  在珀萊雅,很多項(xiàng)目的追蹤和管理都是通過“珀萊雅文檔云”實(shí)現(xiàn)的,有效解決了跨部門間的溝通效率難題。

1599122291717142.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  以《經(jīng)營測算表》數(shù)據(jù)填寫為例。

  經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)由設(shè)計(jì)、營銷提供;一二級節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時間由運(yùn)營提供;總貨值及回款計(jì)劃由營銷提供;投資及支付計(jì)劃由成本提供;融資計(jì)劃、盈利預(yù)測表、現(xiàn)金流表由財務(wù)提供,各個部門數(shù)據(jù)匯總到一個表格進(jìn)行測算呈現(xiàn)。

  過去這樣一個橫跨多個部門,需要數(shù)十位成員參與的項(xiàng)目,現(xiàn)在通過“珀萊雅文檔云”只需要2步就能完成~

  操作Tips:

 、 發(fā)起部門通過“珀萊雅文檔云”將文件共享給各個部門人員,邀請協(xié)同編輯表格(表格支持多人同時在線編輯);

 、 各個部門完成自己負(fù)責(zé)的表格之后可以@相關(guān)同事和領(lǐng)導(dǎo)查閱;領(lǐng)導(dǎo)可通過評論方式對文件提出相關(guān)意見。

  注:每一個人編輯后都會自動生成歷史版本,方便隨時追溯和還原。

  周報收集

  除了文件共享,“珀萊雅文檔云”還是一個自動收集周、月報的「神器」。傳統(tǒng)人力收集周報數(shù)據(jù)的方式不但繁瑣而且低效,而“珀萊雅文檔云”只需4步就能自動收集各部門周報。

1599122307241460.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  操作Tips:

  ① 首先創(chuàng)建一個周報文件夾(按日期創(chuàng)建),點(diǎn)擊右鍵發(fā)起收集功能,并設(shè)置有效時間和文件說明,選擇需要提交文件的同事進(jìn)行通知;

  ② 提交者可在消息中心收到收集信息,并在截止時間前上傳相關(guān)文件;

 、 發(fā)起者可通過小應(yīng)用查看每個收集任務(wù)的進(jìn)程,及時溝通提醒;

 、 上傳的文件會自動存儲匯總至發(fā)起的文件夾中。之后發(fā)起人就能清晰地對比每周的歷史數(shù)據(jù)。

  會議紀(jì)要分發(fā)

  作為一家大型化妝品企業(yè),珀萊雅各職能部門及項(xiàng)目組需要定期匯總重要會議的紀(jì)要。以往各部門都是通過郵件方式整理下發(fā),導(dǎo)致往期的會議紀(jì)要查找困難,同時相關(guān)重要文件還容易被惡意下載泄漏。

1599122322657026.jpg

(功能示意圖,非珀萊雅實(shí)際場景)

  針對重要文件分發(fā)問題,各個部門&項(xiàng)目組可以在“珀萊雅文檔云”上建立會議紀(jì)要?dú)w檔文件夾,同時設(shè)置精細(xì)化權(quán)限管理,如整理人員可編輯,其他人員僅預(yù)覽等。

  操作Tips:

 、 在部門文件夾內(nèi)創(chuàng)建會議紀(jì)要、規(guī)則制度等文件夾,設(shè)置相應(yīng)的人員權(quán)限(整理人員為“編輯者”,部門成員為“預(yù)覽者”);

 、 會議紀(jì)要、制度及紅頭文件的下發(fā)可通過“珀萊雅文檔云”@方式通知到相關(guān)人員;

 、 重要文件夾開啟“禁止分享”和“水印預(yù)覽”功能,防止重要文件泄露。

  現(xiàn)在,珀萊雅內(nèi)部已有多個部門深度使用億方云,每天有上千人通過億方云展開高效、穩(wěn)定、安全的協(xié)同辦公。今后,億方云也將持續(xù)為企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、文件安全管理提供強(qiáng)有力的支持。

搜索更多:

東治書院2024級易學(xué)文士班(第二屆)報名者必讀
『獨(dú)賈參考』:獨(dú)特視角,洞悉商業(yè)世相。
【耕菑草堂】巴山雜花土蜂蜜,愛家人,送親友,助養(yǎng)生
解惑 | “格物致知”的“格”到底是什么意思?
❤❤❤【拙話】儒學(xué)之流變❤❤❤
易經(jīng) | 艮卦究竟在講什么?兼斥《翦商》之荒謬
大風(fēng)水,小風(fēng)水,風(fēng)水人
❤❤❤人的一生拜一位好老師太重要了❤❤❤
如何成為一個受人尊敬的易學(xué)家?
成功一定有道,跟著成功的人,學(xué)習(xí)成功之道。
關(guān)注『書仙笙』:結(jié)茅深山讀仙經(jīng),擅闖人間迷煙火。
研究報告、榜單收錄、高管收錄、品牌收錄、企業(yè)通稿、行業(yè)會務(wù)
★★★你有買點(diǎn),我有流量,勢必點(diǎn)石成金!★★★